Наймач має повернути трудову книжку в останній робочий день. Можна видати документ трьома способами: на руки, поштою (за згодою працівника) та за довіреністю (за згодою роботодавця). Якщо працівник не забрав трудову, необхідно направити йому повідомлення поштою з проханням забрати документ.
За письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання заяви видати працівникові трудову книжку з метою його обов'язкового соціального страхування (забезпечення), за винятком випадків, коли трудова книжка на працівника не ведеться.
Для її отримання існує кілька шляхів: видає та оформляє трудову книжку претенденту на ту чи іншу вакансію кадровик чи керівник підприємства, до якого він влаштовується; майбутній працівник купує цей документ у канцелярському магазині та оформляє особисті дані самостійно.
Якщо працівник так і не виявить бажання забрати трудову книжку або не дасть згоду на її відправлення поштою, цей документ продовжує зберігатися у роботодавця.